Brainstorming - 7 dicas para tirar o máximo da sessão:

Continuando do post anterior, desejamos tirar o máximo desta ferramenta que pode ser aplicada em todas as empresas, negócios, atividades, até na família. Então, para facilitar a digestão nestes tempos de rapidez internética, vamos à receita do bolo:

Sete dicas para fazer um excelente Brainstorming

Dica 1: FOCO.

É muito mais fácil chegar onde deseja se souber para onde quer ir. Defina claramente qual é o problema a ser tratado, seja específico na descrição do que está acontecendo, invista tempo fazendo uma boa exposição do problema.

Dica 2: REGRAS DIVERTIDAS.

Faça alguns cartazes e cole nas paredes ou no Flip-Chart: “Vá atrás de quantidade”, “Estimule idéias malucas”, ou “Seja Visual”. A melhor maneira de esgotar a energia de uma sessão de Brainstorming é começar a criticar ou debater idéias. Uma campainha ou um sino, um apito de juiz de futebol, algo para quebrar o fluxo dos acontecimentos é uma boa pedida.

Dica 3: NUMERE AS IDÉIAS.

As idéias começam a borbulhar numa sessão e numerá-las ajuda a navegar por elas, voltando e avançando sem perder de vista o ponto onde se encontra. Também pode ser um fator motivador colocar um alvo (50 ou 100 idéias em uma hora), e avaliar a fluência dos pensamentos. Lembre-se: da quantidade sai a qualidade, portanto, tenha um monte delas.

Dica 4: ELABORAÇÃO E PULO.

O fluxo de idéias começa devagar mas em determinado momento ele aumenta, acelerando o ritmo em que as idéias aparecem. Essa “curva de força” tende a cair, e se não houver um estímulo novo, a sessão se esvaziará rápido demais. Tente elaborar sobre uma idéia, acrescentando uma variação para ser explorada novamente. O coordenador ou facilitador pode dar um novo pontapé, resgatando um caminho anterior que não foi tão explorado, ou abrindo um novo rumo, em que novas idéias poderão surgir, acelerando de novo e mantendo a energia em alta.

Dica 5: O ESPAÇO  FAZ LEMBRAR.

Nossa memória espacial é mais poderosa do que imaginamos. Post-its gigantes ou simples folhas de sulfite pregados nas paredes, melhor ainda se forem as folhas de Flip-Charts onde se escrevem direto nelas. A movimentação ao registrar idéias e retornar a elas depois cria uma dinâmica excelente para continuar a gerar novas idéias. Quando retomamos uma idéia no local onde foi anotada, a memória espacial ajudará as pessoas a recobrar o estado de esp´´irito em que estavam quando ela surgiu pela primeira vez.

Dica 6: ALONGUE SEUS MÚSCULOS MENTAIS.

Um aquecimento preliminar pode ser necessário em certas ocasiões.

- Quando o grupo nunca trabalhou num Brainstorming antes;

- Quando a maior parte do grupo não faz Brainstorming com freqüência;

- Quando o grupo parece distraído por questões prementes, mas não-relacionadas.

Um jogo rápido de palavras com livre associação ajuda a descontrair os espíritos introvertidos, criando um relaxamento dos bloqueios mentais e preparando a mente para exercitar a criatividade necessária para a sessão.

Outro recurso é ter uma preparação mais elaborada, dividindo o grupo em três e cada grupo fica com uma tarefa antecipada, por exemplo, um grupo fica de levantar informações sobre a tecnologia existente no caso a ser tratado, ou problema a ser resolvido. Outro pode visitar o local onde acontece o problema, observando todo o local, as pessoas em atividade, os equipamentos, energia, temperatura, iluminação, produtos, e demais condições operacionais no local. E o outro grupo pode vir sem nenhuma preparação prévia, com a mente limpa para receber as informações e começar a pensar do zero no assunto.

Objetos, utensílios, ferramentas relacionados com o problema também são uma fonte valiosa para estimular as mentes a pensar em novas associações.

Dica 7: CHEGUE AO NÍVEL FÍSICO.

Papel, canetas e pincéis marcadores de várias cores são imprescindíveis nas sessões de Brainstorming. Mas outros materiais podem ser muito úteis para gerar soluções ou materializá-las mais facilmente. Blocos, espuma, cola, fitas adesivas, tubos de plástico, palitos de sorvete, cartolina, tesouras, estiletes, barbantes e tudo o que pode ser usado para montar um modelo, mesmo que seja tosco, ajuda a estimular o cérebro a ver em três dimensões, ampliando nossa visão espacial.

Não é difícil, não é mesmo?

Então, coloque em prática na primeira vez que puder. Quem sabe as segundas-feiras possam se transformar no melhor dia de trabalho da semana!

Brainstorming – muito conhecido, mas pouco e mal utilizado

Em tempos tão necessitados de Criatividade, volta e meia nos deparamos com o termo Brainstorming, ou literalmente, “tempestade cerebral”.

Criado por Alex Osborn, publicitário americano, como uma técnica para gerar mais idéias criativas na sua agência, extrapolou as fronteiras da publicidade e invadiu as corporações, ansiosas por aplicar a criatividade e gerar novas idéias para os seus negócios.

Apesar desta poderosa ferramenta, ou técnica, ser bem conhecida, acaba sendo pouco ou mal utilizada dentro das empresas. Primeiro, um Brainstorming não é uma reunião normal. Não há necessidade de tomar notas (normalmente há um Secretário para isso), também não tem a vez de você falar, mas é recomendável que haja um líder ou coordenador para conduzir o processo.

Não deve tomar uma manhã ou uma tarde inteira. A experiência indica uma duração ideal de uma hora para esta atividade, no máximo, uma hora e meia. Não é muito dentro da jornada de trabalho das empresas.

A ocasião não deve ser usada pela chefia como avaliação de desempenho dos participantes, nem hora de fazer apresentações estruturadas. Como investimento para gerar novas idéias, não é preciso alugar uma sala num hotel paradisíaco, sob a justificativa de exercitar o ócio criativo.

Relembrando:

- A atividade pode ser realizada individualmente ou em grupos a partir de duas a dez pessoas;

- Estas devem ser de setores ou com diferentes competências, para enriquecer o processo com suas experiências diversas;

- As principais partes de um Brainstorming são:

                - Encontrar os fatos; cujas fases são: Definição do problema (O que está acontecendo?) e Coleta de informações (Por que isto ocorre? Quando? Onde? Como? Etc.)

- Gerar idéias, e

- Encontrar a solução.

Fácil de falar, mas na prática, nem sempre funciona assim.

Um dos principais obstáculos é exatamente a famosa “cultura” da empresa, o medo do novo (apesar de tão necessário), e uma freqüência que não produz o que realmente poderia em termos de inovação. Uma pesquisa feita pela Artur Andersen nos EUA indicou que mais de 70 por cento dos empresários adotam o Brainstorming em suas organizações, e 76 por cento destes afirmaram que o faziam menos de uma vez por mês (é só comparar com a quantidade de reuniões em que você participa na empresa no mesmo período, e saberá por que certas coisas não mudam tão facilmente).

O Brainstorming clássico é baseado em dois princípios e quatro regras básicas:

Princípio 1: Não faça julgamentos, ou deixe-os para depois;

Princípio 2: Criatividade em quantidade e qualidade.

A tentação de avaliar uma idéia assim que é proposta no grupo deve ser refreada para que a criatividade possa fluir em todo o seu potencial. Uma crítica ou julgamento (até mesmo se positivos) pode quebrar o processo e inibir as novas idéias de vir ao mundo.

Sobre quantidade, quanto mais idéias surgirem, mais provável que uma delas seja “a boa”. Normalmente, o que acontece nos Brainstorming é que uma idéia leva a outra, e mais outra, e mesmo que uma não seja lá estas coisas, pode ser um trampolim para que surjam outras melhores.

Em cima destes princípios, funcionam as regras para a ferramenta operar bem.

Regra 1: Críticas são rejeitadas. Temos uma forte tendência a fazer julgamentos, e a quebra desta primeira regra é muitas vezes a causa do insucesso da ferramenta nas empresas.

Regra 2: Criatividade é bem-vinda (Claro!).  Todos devem ser encorajados a sugerir ou expressar qualquer idéia que lhe venha à cabeça. Deixe seus preconceitos de lado e o medo mais distante ainda (todos temos pavor de parecer ridículos!). Quando as inibições iniciais são vencidas, forma-se o clima ideal para as idéias aflorarem, e em grande número. Geralmente, algumas propostas que parecem as mais improváveis acabam sendo aproveitadas para resolver o problema.

Regra 3: Quantidade é necessária. Mais idéias, mais possibilidades de aparecer a que é melhor para a situação tratada. Quantidade gera qualidade.

Regra 4: Combinação e aperfeiçoamento são necessários. A associação de duas ou mais idéias pode gerar outra melhor ainda. Construa em cima das sugestões de outros, aumentando a produtividade da sessão.

No próximo post, falaremos da “receita de bolo” para um excelente Brainstorming.

Até lá e boa leitura.